Atvirai kalbant, dauguma verslininkų apie buhalterinės apskaitos programos galimybes žino tiek pat, kiek apie raketų inžineriją – pagrindus galbūt, bet tikrai ne visus užkulisius. Laikas atskleisti kortas! Šiame straipsnyje – 7 mažai žinomi, bet neįtikėtinai galingi aspektai, kurie gali kardinaliai pakeisti tavo verslo žaidimą.
1. Jie nenori, kad žinotum: tavo programa veikia kaip detektyvas
Rimtai, įsivaizduok Šerloką Holmsą, tik skaitmeninį. Naujausi finansinės apskaitos algoritmai ne šiaip sau registruoja operacijas – jie tyrinėja ir ieško įkalčių!
Štai kas vyksta tavo kompiuteryje, kai tu miegi:
- Programa skenuoja kiekvieną sandorį, ieškodama neįprastų modelių
- Analizuoja, ar tavo tiekėjų kainos atitinka rinkos vidurkį
- Tikrina, ar darbuotojų išlaidos neviršija sektoriaus normų
- Ieško „dvynių” mokėjimų, kurie gali būti dublikatai
Vienas vidutinio dydžio restoranas Kaune per mėnesį aptiko ir sustabdė 16 potencialių dvigubų mokėjimų – tai sudarė beveik 3400 eurų sutaupymų. Ir visa tai atliko ne žmogus, o algoritmas, veikiantis fone!
2. Tavo programa žino apie tavo klientus daugiau nei tu pats
Nepatikėsi, bet tavo buhalterinės apskaitos sistema kaupia ir analizuoja klientų elgesio duomenis taip išsamiai, kad gali numatyti jų veiksmus geriau nei tu pats!
Pažangiausios sistemos geba:
- Nustatyti, kurie klientai greičiausiai vėluos sumokėti dar PRIEŠ jiems vėluojant
- Identifikuoti, kurie klientai ruošiasi sumažinti užsakymų apimtis
- Nuspėti, kurie klientai bus jautrūs kainų pokyčiams
- Pasiūlyti optimaliausią nuolaidų strategiją kiekvienam klientui individualiai
Prekybos įmonė iš Klaipėdos, pradėjusi naudoti šias funkcijas, per ketvirtį sumažino pavėluotus mokėjimus 27% ir padidino esamų klientų lojalumą 18%. Ir tai ne burtai – tai tiesiog išmanus duomenų panaudojimas!
3. Užslėpta funkcija: finansinis spėjimo žaidimas
Netikėta, bet kai kuriose programose slypi „kas būtų, jeigu” moduliai, kurie veikia kaip verslo simuliatoriai. Tiesiog įvedi potencialius scenarijus ir matai, kaip jie paveiktų tavo verslą.
Įsivaizduok:
- Ką darytum, jei naftos kainos pašoktų 30%?
- Kaip atrodytų tavo pelnas, jei samdytum dar 2 darbuotojus?
- Kas nutiktų, jei pakeltum kainas 5%?
Šios funkcijos leidžia žaisti finansinį „šachmatų žaidimą”, modeliuojant 5-10 ėjimų į priekį! IT paslaugų įmonė, naudodama šį modulį, sėkmingai išbandė naują kainodaros modelį virtualioje aplinkoje ir, įsitikinusi jo efektyvumu, įdiegė realybėje – rezultatas: 23% didesnis pelningumas per pirmus 6 mėnesius.
4. Nori žinoti, ką slepia tavo konkurentai? Tavo programa jau žino!
Pamiršk brangius rinkos tyrimus! Daugelis finansinių sistemų turi integruotas funkcijas, kurios leidžia lyginti tavo rezultatus su anoniminiais sektoriaus duomenimis.
Štai ką gali sužinoti per kelias minutes:
- Ar tavo darbo užmokesčio išlaidos viršija sektoriaus vidurkį
- Kiek efektyviai išnaudoji savo turtą, palyginti su konkurentais
- Ar tavo pelno marža atitinka rinkos tendencijas
- Kiek vidutiniškai investuoja į marketingą panašaus dydžio įmonės
Baldų gamybos įmonė iš Alytaus atrado, kad jų žaliavų išlaidos buvo 12% didesnės nei sektoriaus vidurkis. Pakeitę tiekėjus, jie sugebėjo sutaupyti daugiau nei 45 000 eurų per metus!
5. Tavo buhalterinė programa slepia psichologą!
Tiesa yra ta, kad pažangiausios finansų valdymo sistemos jau dabar naudoja psichologijos principus savo sąsajų dizaine. Jos specialiai sukurtos taip, kad išlaikytų tavo dėmesį ties svarbiausiais rodikliais ir paskatintų veikti.
Štai keletas triukų, kuriuos naudoja šios sistemos:
- Raudonos spalvos signalai kritinėms problemoms (aktyvuoja „kovos arba bėgimo” reakciją)
- Žalios spalvos indikatoriai pasiekimams (stimuliuoja dopamino išsiskyrimą)
- Progresos juostos, kurios skatina užbaigti pradėtas užduotis
- Subtilūs garsiniai signalai, kurie atkreipia dėmesį į kritinius pokyčius
Neuromarketingo tyrimai rodo, kad tinkamai suprojektuota finansinė sąsaja gali padidinti vartotojų įsitraukimą iki 43% ir pagerinti finansinių sprendimų kokybę beveik 30%!
6. Slaptasis ginklas: mokesčių modeliavimo algoritmai
Vienas labiausiai nuvertinamų aspektų yra mokesčių optimizavimo algoritmų galia. Pažangiausios buhalterinės apskaitos programos nenuilstamai analizuoja tavo operacijas ir rekomenduoja teisėtus būdus sumažinti mokestinę naštą.
Ką gali šie algoritmai:
- Identifikuoti operacijas, kurios gali būti priskirtos kitai mokesčių kategorijai
- Rekomenduoti optimalų išlaidų pripažinimo laiką
- Pasiūlyti palankiausią turto nusidėvėjimo metodą
- Modeliuoti skirtingus atlyginimų ir dividendų scenarijus
Vienam elektroninės prekybos startuoliui Vilniuje šie algoritmai padėjo sumažinti metinę mokestinę naštą beveik 9700 eurų – ir visa tai visiškai teisėtais būdais, tiesiog protingiau struktūrizuojant operacijas!
7. Ji gali tapti tavo asmeniniu finansiniu treneriu
Įsivaizduok, kad tavo finansinė programa ne tik registruoja duomenis, bet ir moko tave tapti geresniu finansistu. Naujausia funkcija, kurią mažai kas žino – adaptyvios mokymosi sistemos, kurios stebi tavo elgesį ir pateikia personalizuotas rekomendacijas.
Šios sistemos:
- Stebi, kurias finansines ataskaitas tu dažniausiai peržiūri
- Analizuoja, kokio tipo sprendimus priimi (ir jų rezultatus)
- Rekomenduoja straipsnius, vaizdo įrašus ir mokymus pagal tavo poreikius
- Pateikia personalizuotus patarimus, kaip pagerinti tavo finansinį raštingumą
Tekstilės įmonės savininkė iš Panevėžio prisipažino, kad po metų tokio „treniravimosi” su sistema ji sugebėjo atsisakyti dalies išorinių konsultantų paslaugų, nes pati išmoko geriau suprasti finansinius rodiklius. Tai leido sutaupyti daugiau nei 15 000 eurų per metus konsultacijų išlaidų!
BONUS: Trys funkcijos, kurių niekas nenaudoja, bet turėtų
Štai trys paslėpti deimantai, kuriuos turi beveik kiekviena rimta finansinė sistema, bet kuriuos naudoja mažiau nei 10% vartotojų:
- Automatiniai komentarai – sistema gali automatiškai pridėti kontekstinę informaciją prie neįprastų operacijų, taip palengvindama auditą ateityje
- Mikro-budžetai – galimybė sukurti automatinius limitus specifinėms išlaidų kategorijoms ir gauti įspėjimus, kai artėjama prie ribos
- Tiekėjų reitingavimas – funkcija, kuri automatiškai vertina tiekėjus pagal kainų stabilumą, mokėjimo sąlygas ir patikimumą
Apklausų duomenimis, įmonės, kurios aktyviai naudoja šias „paslėptas” funkcijas, vidutiniškai sutaupo 6-8 valandas administracinio darbo per savaitę ir sumažina operacines išlaidas 4-7%!
Pats laikas paklausti savęs – ar tikrai išnaudoji visas savo finansinės sistemos galimybes? Ar vis dar naudoji galingą sportinį automobilį tik nuvažiuoti iki artimiausios parduotuvės?
Tavo rankose jau dabar gali būti įrankiai, kurie ne tik palengvins kasdienį darbą, bet ir atvers visiškai naujus verslo valdymo horizontus. Išnaudok juos maksimaliai!
