Karantino metu įmonės buvo priverstos ieškoti naujų darbo organizavimo būdų, o dabar, grįžtant į normalų ritmą, aiškėja, kad daugelis pokyčių lieka. Vienas didžiausių – skaitmeninių platformų naudojimas vidinei komunikacijai.
Nuotolinis darbas, hibridiniai susitikimai, komandos išsibarsčiusios po skirtingus miestus ar net šalis – tokia realybė, su kuria susiduria vis daugiau Lietuvos įmonių. Nepaisant to, kad dalis darbuotojų jau grįžo į biurus, poreikis efektyviai bendrauti nepriklausomai nuo fizinės vietos išliko.
„Anksčiau būdavo paprasta – susitikai virtuvėje prie kavos, aptarei projektą, visi informuoti. Dabar to nebeliko, todėl turėjome ieškoti alternatyvų”, – pasakoja vidurinės grandies vadovė iš finansų sektoriaus.
Sprendimas, kurį atranda vis daugiau įmonių, yra intranetas – vidinė organizacijos platforma, apjungianti visus darbuotojus ir suteikianti prieigą prie bendros informacijos bei komunikacijos įrankių.
Lietuvos įmonės seka pasaulines tendencijas
Pasaulinės kompanijos jau seniai atrado intraneto naudą. JAV ir Vakarų Europos organizacijose tokios platformos tapo norma prieš dešimtmetį. Lietuvos verslas taip pat sparčiai modernizuojasi.
„Mes ilgai manėme, kad intranetas – tik didelėms korporacijoms. Bet pandeminė situacija privertė permąstyti daugelį dalykų”, – teigia mažmeninės prekybos tinklo komunikacijos vadovė.
Remiantis naujausiais duomenimis, intraneto platformas jau naudoja apie 47% Lietuvos vidutinių ir didelių įmonių, o per pastaruosius dvejus metus šis skaičius išaugo beveik dvigubai.
Kodėl įmonės renkasi intranetą?
Kaip teigia IT ekspertai, intraneto populiarumą lemia keletas svarbių privalumų:
1. Centralizuota informacijos prieiga
Anksčiau įmonių informacija būdavo išbarstyta po įvairias platformas – el. paštą, bendruosius diskus, popierines instrukcijas. Šiuolaikinis intranetas visa tai sujungia į vieną vietą.
„Kai įmonėje dirba šimtai žmonių, informacijos valdymas tampa tikru iššūkiu. Tuomet centralizuota sistema – vienintelis išsigelbėjimas”, – aiškina IT projektų vadovas.
2. Darbuotojų įsitraukimo didinimas
Tyrimai rodo, kad gerai suprojektuotas intranetas gali padidinti darbuotojų įsitraukimą iki 25%. Kaip tai vyksta?
- Organizacijos naujienos pasiekia visus darbuotojus vienu metu
- Darbuotojai turi galimybę išreikšti savo nuomonę, komentuoti, siūlyti idėjas
- Vadovybė gali greitai gauti grįžtamąjį ryšį svarbiais klausimais
- Nauji darbuotojai greičiau integruojasi į organizacijos kultūrą
3. Bendradarbiavimo skatinimas
Nuotolinis darbas gali silpninti komandinio darbo ryšius. Intranetas šią problemą sprendžia suteikdamas bendradarbiavimo įrankius:
- Projektų valdymo funkcijos
- Virtualios darbo erdvės komandoms
- Žinių bazės ir wiki sistemos
- Dokumentų bendro redagavimo galimybės
„Po to, kai pradėjome naudoti intranetą, pastebėjome, kad skirtingų departamentų darbuotojai pradėjo daugiau bendradarbiauti. Jie tiesiog geriau mato, kas vyksta kitose įmonės dalyse”, – dalinasi patirtimi IT įmonės personalo vadovė.
4. Efektyvumo didinimas
Laiko taupymas – vienas iš svarbiausių intraneto privalumų:
- Darbuotojai 30% mažiau laiko praleidžia ieškodami informacijos
- Automatizuoti procesai (atostogų prašymai, išlaidų deklaravimas) sumažina administracinę naštą
- Sumažėja perteklinių el. laiškų skaičius
- Mažiau laiko sugaištama susirinkimams, kurie gali būti pakeisti elektronine komunikacija
5. Organizacijos kultūros stiprinimas
Nuotolinio darbo sąlygomis ypač sudėtinga išlaikyti bendrą organizacijos kultūrą. Intranetas gali tapti virtualia erdve, kur skleidžiamos įmonės vertybės:
- Darbuotojų pasiekimų ir sėkmės istorijų viešinimas
- Neformalaus bendravimo skatinimas
- Naujų iniciatyvų pristatymas
- Vadovybės pranešimai ir vizijos dalinimasis
Sėkmingo intraneto receptas
IT ekspertai pabrėžia, kad sėkmingam intranetui nepakanka vien tik technologinio sprendimo:
„Didžiausia klaida – galvoti, kad intranetą užtenka įdiegti ir viskas veiks savaime. Reikia žmogaus, kuris jį prižiūrėtų, skatintų naudojimą, atnaujintų turinį”, – teigia skaitmeninės transformacijos konsultantas.
Sėkmingo intraneto receptas apima:
- Paprastą ir intuityvų dizainą
- Mobilią prieigą (kad darbuotojai galėtų prisijungti iš bet kur)
- Reguliarų turinio atnaujinimą
- Integracijas su kitomis įmonėje naudojamomis sistemomis
- Vadovybės palaikymą ir aktyvų dalyvavimą
Iššūkiai, su kuriais susiduria įmonės
Intraneto diegimas ir naudojimas susijęs su tam tikrais iššūkiais:
„Pradžioje buvo sunku įtikinti darbuotojus prisijungti prie intraneto. Jie buvo įpratę prie savo darbo metodų. Prireikė laiko, kol visi suprato naudą”, – pripažįsta administracijos vadovė.
Dažniausi iššūkiai:
- Darbuotojų pasipriešinimas pokyčiams
- Pradinės investicijos į platformą ir jos pritaikymą
- Laiko sąnaudos turinio kūrimui ir valdymui
- Saugumo užtikrinimas
- Skirtingų kartų darbuotojų poreikių suderinimas
Ateitis: daugiau nei tik komunikacijos įrankis
Technologijų ekspertai prognozuoja, kad ateityje intranetai vystysis dar labiau:
- Dirbtinio intelekto integravimas
- Individualizuotas turinys, pritaikytas kiekvienam darbuotojui
- Gilesnis analitikos panaudojimas darbuotojų įsitraukimo analizei
- Virtualios ir papildytos realybės elementai
„Ateities intranetas bus ne tik vidinės komunikacijos įrankis, bet ir asmeninis darbuotojo asistentas, padedantis efektyviau atlikti kasdienius darbus”, – prognozuoja technologijų ekspertas.
Lietuvos verslas jau suprato, kad efektyvi vidinė komunikacija – vienas iš sėkmės veiksnių. Intraneto platformos tapo ne tik didelių tarptautinių kompanijų, bet ir vidutinio bei mažo verslo įrankiu, padedančiu išlaikyti konkurencingumą nuolat besikeičiančioje darbo rinkoje.
Straipsnis parengtas remiantis IT ekspertų apklausomis ir naujausiomis technologijų tendencijomis.
